Regime de caixa ou competência: essa escolha determina quando a sua PJ recolhe imposto sobre o que fatura. Pela Resolução CGSN nº 140/2018, a opção entre os dois regimes é feita uma vez por ano e não pode ser trocada até 31 de dezembro. Por isso, entender a diferença antes de decidir evita pagar imposto sobre dinheiro que ainda nem entrou no caixa da empresa.
O que é regime de caixa e regime de competência?
Os dois regimes tratam do mesmo problema de um jeito diferente: quando contar a receita. No regime de competência, o imposto incide assim que a nota fiscal é emitida. Isso vale mesmo que o cliente ainda não tenha pagado. Já no regime de caixa, o imposto só é calculado quando o dinheiro realmente cai na conta da empresa. Na prática, essa diferença de alguns dias ou meses pode representar um fôlego real no fluxo de caixa.
Como funciona o regime de caixa no Simples Nacional?
Imagine a situação: uma consultoria fatura R$ 30 mil em outubro, mas o cliente só paga em dezembro. No regime de competência, o imposto sobre esse valor entra na apuração de outubro. No regime de caixa, ele só aparece em dezembro, quando o dinheiro chega. Para empresas do Simples Nacional, essa escolha exige atenção redobrada. Isso porque o PGDAS-D pede o preenchimento de dois valores todo mês: o faturado e o recebido. O valor faturado ainda serve para calcular a alíquota dos próximos 12 meses. Ou seja, o regime de caixa adia o pagamento do imposto, mas não muda a alíquota aplicada.
E para outras profissões liberais?
O mesmo raciocínio vale para outras profissões liberais. Um escritório de advocacia pode faturar honorários parcelados em seis vezes, por exemplo. Nesse caso, só recolhe imposto sobre cada parcela quando ela é paga, caso tenha optado pelo regime de caixa. Já uma clínica médica que recebe a maior parte das consultas à vista ou por convênio com repasse rápido sente pouco impacto na troca de regime. Por isso, o primeiro passo antes de decidir é olhar para o prazo médio de recebimento da própria PJ, não para o que funciona para o vizinho.
Regime de caixa ou competência: qual escolher na sua PJ?
A resposta sobre regime de caixa ou competência depende do perfil de recebimento do seu negócio. Quem vende ou presta serviço majoritariamente à vista sente pouca diferença entre os dois regimes. Já quem trabalha com prazos longos, como parcelamento de honorários ou contratos com pagamento em 60 ou 90 dias, tende a se beneficiar do regime de caixa. Isso porque o imposto só sai do bolso quando o cliente realmente paga. Por outro lado, o regime de competência simplifica o controle contábil. Ele também evita distorções quando o volume de inadimplência é baixo. Antes de escolher, vale simular os dois cenários com o contador, considerando a sazonalidade do faturamento.
O que muda com a Reforma Tributária?
Essa liberdade de escolha tem prazo de validade. A Lei Complementar nº 214/2025, que regulamenta a Reforma Tributária, alterou o artigo 18 da Lei Complementar nº 123/2006. A mudança determina o fim do regime de caixa para quem está no Simples Nacional. A partir da fase de transição, prevista para começar em 2027, as empresas do regime vão apurar impostos apenas pelo regime de competência. Na prática, isso significa que o planejamento de fluxo de caixa que hoje depende do regime de caixa vai precisar de outro ajuste. Portanto, quem se beneficia hoje da opção tem uma janela de tempo para se reorganizar antes da mudança valer.
Como decidir e formalizar a escolha do regime?
A opção pelo regime de caixa ou competência é feita no início de cada ano-calendário e vale para os 12 meses seguintes. Assim, não dá para trocar no meio do caminho se o fluxo de caixa apertar. Por isso, o ideal é revisar o histórico de recebimentos da empresa nos últimos 12 meses antes de decidir. Empresas com contratos recorrentes de longo prazo, como escritórios de advocacia e consultorias, costumam ganhar mais com o regime de caixa. Já negócios com recebimento rápido, como clínicas que cobram na hora da consulta, normalmente não sentem diferença relevante.
Essa decisão também conversa com outras escolhas do planejamento tributário da PJ, como saber se ainda vale ficar no Simples Nacional ou migrar para o Lucro Presumido. Quanto mais organizada estiver a contabilidade, mais fácil fica comparar os regimes e tomar a decisão certa. Ainda assim, cada caso pede uma análise própria, porque o histórico de faturamento de cada empresa é diferente. Além disso, vale lembrar que trocar de regime todo ano não é permitido: a escolha errada pode custar caro em um ano inteiro de apuração.
Se a sua empresa ainda não sabe qual regime está usando, a equipe da ADS Contabilidade pode ajudar. Isso vale também para quem quer simular o impacto da mudança prevista para 2027. Fale com a ADS Contabilidade e conheça o serviço de contabilidade consultiva para colocar o planejamento tributário da sua PJ no rumo certo.