A contabilidade para desenvolvedores que atuam como pessoa jurídica gira em torno de uma decisão central: qual CNAE declarar e como calcular o Fator R. Programadores que acertam esses dois pontos pagam a partir de 6% de imposto pelo Simples Nacional. Quem erra o enquadramento pode pagar 15,5% pela mesma nota fiscal. A diferença chega perto de dez pontos percentuais em cada contrato fechado.
Por que a contabilidade para desenvolvedores começa pelo CNAE certo?
Antes de emitir a primeira nota fiscal, o desenvolvedor precisa escolher o código de atividade certo na Junta Comercial. Esse código define, lá na frente, o anexo do Simples Nacional e a alíquota inicial. Por isso, vale conhecer as opções antes de registrar o CNPJ.
O CNAE mais comum para quem desenvolve sistemas sob demanda é o 6201-5/01, “desenvolvimento de programas de computador sob encomenda”. Ele cobre a criação de sistemas, módulos e aplicativos personalizados para um cliente específico. Já quem cria um produto próprio, como um SaaS vendido para vários clientes, costuma usar o CNAE 6202-3/00, de licenciamento de programas customizáveis. Existe ainda o 6209-1/00, para outros serviços de tecnologia da informação, como suporte e consultoria técnica. Na prática, muitos escritórios cadastram mais de um CNAE na mesma empresa, porque o desenvolvedor às vezes presta consultoria e também entrega projetos fechados.
Desenvolvedor pode ser MEI?
Antes de pensar em Simples Nacional, vale checar se o MEI resolve. Para a maioria dos programadores PJ, no entanto, não resolve.
O CNAE 6201-5/01 não está na lista de atividades permitidas para o MEI. Isso significa que o caminho normal é abrir uma microempresa ou uma empresa de pequeno porte, ambas aptas a optar pelo Simples Nacional. O teto de faturamento do MEI também é baixo para quem fatura em dólar ou atende clientes de fora: R$ 81 mil por ano. Um desenvolvedor pleno com dois ou três contratos costuma ultrapassar esse valor em poucos meses.
Como funciona o Fator R para quem programa?
O Fator R é o cálculo que decide se o desenvolvedor paga 6% ou 15,5% de imposto pela mesma atividade. Por isso, entender esse número é o passo mais importante da contabilidade para desenvolvedores PJ.
A conta é simples: soma-se a folha de pagamento dos últimos 12 meses, incluindo o pró-labore do sócio, e divide-se pela receita bruta do mesmo período. Se o resultado for igual ou superior a 28%, a empresa migra do Anexo V para o Anexo III do Simples Nacional. Segundo a Lei Complementar 123/2006, essa é a regra que vale para atividades de prestação de serviço, incluindo desenvolvimento de software. Na prática, isso significa que um desenvolvedor que retira um pró-labore mais alto costuma pagar menos imposto sobre a nota fiscal. Mesmo pagando um pouco mais de INSS sobre esse valor, o resultado final tende a compensar.
Simples Nacional: Anexo III ou Anexo V para quem desenvolve software?
A diferença entre os dois anexos aparece já na primeira faixa de faturamento. Isso é o que torna a contabilidade para desenvolvedores tão sensível ao Fator R. Vale fazer as contas antes de decidir quanto retirar como pró-labore.
No Anexo III, a alíquota inicial é de 6% sobre a receita bruta. No Anexo V, o ponto de partida é 15,5%. Imagine um desenvolvedor que fatura R$ 15 mil por mês. No Anexo III, ele paga cerca de R$ 900 de imposto. No Anexo V, essa conta sobe para mais de R$ 2.300. Ao longo de um ano, a diferença ultrapassa R$ 16 mil. Por isso, ajustar o pró-labore para bater o Fator R costuma valer a pena, mesmo considerando o INSS adicional sobre esse valor.
Pró-labore, distribuição de lucros e IR do desenvolvedor PJ
Depois de resolver o CNAE e o Fator R, sobra a dúvida de como retirar o dinheiro da empresa. Essa parte também pesa bastante no Imposto de Renda pessoa física do sócio.
O pró-labore sofre incidência de INSS e, dependendo da faixa, de Imposto de Renda na fonte. Já a distribuição de lucros é isenta de IR até o limite de R$ 50 mil por mês por sócio. Essa isenção vale desde que a contabilidade comprove esse lucro com escrituração regular. Por isso, a maioria dos desenvolvedores PJ combina duas partes: um pró-labore suficiente para bater os 28% do Fator R e uma distribuição de lucros para o restante. Essa combinação reduz a carga tributária total sem abrir mão da conformidade fiscal.
Veja também os detalhes de quem já resolveu o Fator R e agora avalia outros regimes em Lucro Presumido x Simples Nacional. Para quem ainda está formalizando a empresa, conheça também os serviços da ADS Contabilidade para profissionais de TI e desenvolvedores.
No fim das contas, montar esse equilíbrio entre CNAE, Fator R e distribuição de lucros exige acompanhamento mensal, não apenas na hora de declarar o Imposto de Renda. A equipe da ADS Contabilidade acompanha o Fator R mês a mês e ajuda desenvolvedores e outros profissionais de TI a manter o enquadramento correto. Fale com a equipe da ADS Contabilidade e veja como está o Fator R da sua empresa hoje.
Quer fazer as contas do seu caso? Use a calculadora de Fator R para ver se a sua empresa fica no Anexo III ou no Anexo V, e a calculadora de pró-labore para saber quanto sobra líquido depois do INSS e do IRRF.